Po wyjaśnieniu w poprzednich wpisach podstawowych dla instytucji fundacji rodzinnej pojęć t.j. fundatora oraz beneficjenta, przedstawienia wymaga procedura zakładania fundacji rodzinnej.
Ustawa wskazuje na szereg obowiązków formalnych warunkujących powstanie fundacji rodzinnej, jednakże – choć nie wynika to z przepisów – jej utworzenie powinno być poprzedzone określeniem celów jakie ma ona spełniać i wypracowaniem optymalnych w tym zakresie rozwiązań w rodzinie. Instytucja ta z założenia ma funkcjonować przez lata, zapewniając przy tym przetrwanie biznesu przez kolejne pokolenia po śmierci fundatora. Powinna być więc tworzona z uwzględnieniem potrzeb i celów danej rodziny.
Generalnie proces powstawania niniejszej instytucji nie różni się w sposób znaczny od tworzenia innych osób prawnych funkcjonujących w aktualnie obowiązującym porządku prawnym. W myśl art. 20 ustawy o fundacji rodzinnej, do powstania fundacji rodzinnej jest wymagane:
- złożenie oświadczenia o ustanowieniu fundacji rodzinnej w akcie założycielskim albo w testamencie;
- ustalenie statutu;
- sporządzenie spisu mienia, o którym mowa w art. 26 ust. 1 Ustawy o fundacji rodzinnej;
- ustanowienie organów fundacji rodzinnej wymaganych przez ustawę lub statut;
- wniesienie funduszu założycielskiego przed wpisaniem do rejestru fundacji rodzinnych w przypadku ustanowienia fundacji rodzinnej w akcie założycielskim albo wniesienie funduszu założycielskiego w terminie dwóch lat od dnia wpisania fundacji rodzinnej do rejestru fundacji rodzinnych w przypadku ustanowienia fundacji rodzinnej w testamencie;
- wpisanie do rejestru fundacji rodzinnych.
Oświadczenie o ustanowieniu fundacji
Fundację rodzinną będzie można utworzyć na podstawie oświadczenia fundatora na dwa sposoby: w akcie założycielskim albo w testamencie. Ustawa o fundacji rodzinnej, przewiduje jednak dla ww. oświadczenia szczególną formę – t.j. aktu notarialnego.
Zastrzeżenie takie, niewątpliwie ma na celu zapewnienie jak największego zakresu bezpieczeństwa opisanej procedury a także przeciwdziałanie potencjalnym nadużyciom w postaci tworzenia fundacji w celu innym niż przewidziane i dozwolone przez ustawę. Warto zaznaczyć, że zawieranie oświadczenia w treści aktu notarialnego stanowić będzie także zabezpieczenie przed ewentualnym kwestionowaniem jego treści przez np. spadkobierców fundatora, których nie uwzględnił on jako beneficjentów fundacji.
Sporządzenie aktu założycielskiego i testamentu będzie wymagało zachowania formy aktu notarialnego pod rygorem nieważności.
Statut fundacji
Podstawowe zasady działalności fundacji rodzinnej będzie określał statut ustalony przez fundatora. Statut wymaga zachowania formy aktu notarialnego pod rygorem nieważności. Według art. 25 ust. 2 Ustawy o fundacji rodzinnej, jego obligatoryjnymi częściami są:
- nazwa fundacji rodzinnej;
- siedziba fundacji rodzinnej;
- szczegółowy cel fundacji rodzinnej;
- sposób określenia beneficjenta i zakres przysługujących mu uprawnień;
- zasady prowadzenia listy beneficjentów;
- zasady, w tym szczegółowy tryb, zrzeczenia się uprawnień przez beneficjenta;
- czas trwania fundacji rodzinnej, jeżeli jest oznaczony;
- wartość funduszu założycielskiego;
- zasady powoływania i odwoływania oraz uprawnienia i obowiązki członków organów fundacji rodzinnej, a także zasady reprezentacji fundacji rodzinnej przez zarząd albo przez inne organy fundacji rodzinnej w przypadkach wskazanych w ustawie;
- wskazanie co najmniej jednego beneficjenta uprawnionego do uczestnictwa w zgromadzeniu beneficjentów;
- wskazanie zasad zmiany statutu;
- określenie przeznaczenie mienia fundacji rodzinnej po jej rozwiązaniu, w tym określenie beneficjenta uprawnionego do mienia w związku z rozwiązaniem fundacji rodzinnej.
Warto zaznaczyć, że treść statutu może określać również inne sprawy, takie jak zasady współpracy lub współdziałania organów fundacji rodzinnej, szczegółowe okoliczności rozwiązania fundacji rodzinnej czy też wytyczne dotyczące inwestowania majątku fundacji rodzinnej. W tym miejscu, po raz kolejny widać wyraźnie wolę ustawodawcy, w myśl której fundatorowi pozostawiona została duża swoboda w zakresie formułowania celu czy też sposobu zorganizowania danej fundacji.
Spis mienia
Jak już wyżej wskazano, jednym z niezbędnych warunków umożliwiających powstanie fundacji rodzinnej jest wniesienie mienia w odpowiedniej wysokości. Art. 16 Ustawy o fundacji rodzinnej, stanowi, że fundator wnosi do fundacji rodzinnej mienie na pokrycie funduszu założycielskiego o wartości określonej w statucie, nie niższej niż 100 000 zł. Zaznaczyć należy, że pod pojęciem mienia, w myśl wskazanej ustawy należy rozumieć wartość rynkową składników w innej postaci niż środki pieniężne, ustaloną na dzień wniesienia mienia, zgodnie z zasadami określonymi w ustawie o CIT.
Wnosząc majątek do fundacji na pokrycie funduszu założycielskiego, fundator powinien również sporządzić spis majątku w formie pisemnej. W czasie funkcjonowania fundacji rodzinnej, organem zobowiązanym do corocznej aktualizacji wskazanego spisu będzie zarząd. W treści takiego wykazu, powinny być wymienione rzeczy lub prawa majątkowe wniesione przez fundatora albo osoby inne niż fundator zarówno przy ustanawianiu fundacji rodzinnej, jak i w trakcie jej funkcjonowania. Spis mienia w swojej treści powinien dokładnie opisywać każdy składnik majątku, wskazując przy tym na jego charakter, dane osoby wnoszącej a także wartość określonego składnika z chwili wniesienia.
Powstanie fundacji
Przygotowanie kompletu wskazanych wyżej dokumentów stanowić będzie zaledwie etap wstępny do powstania fundacji rodzinnej, gdyż uzyskuje ona osobowość prawną dopiero z momentem jej wpisu do właściwego rejestru. Wpis fundacji do rejestru następuje na wniosek, którego elementy formalne jak i sam proces składania, opisane zostaną w kolejnych artykułach.