Fundacje rodzinne, tak jak spółki handlowe czy też fundacje publiczne, podlegać będą obowiązkowemu wpisowi do rejestru oraz podobnie jak one, uzyskiwać będą osobowość prawną z chwilą dokonania wpisu.
Wpis do rejestru będzie obejmował szereg informacji, takich jak m.in: nazwa, siedziba oraz adres fundacji rodzinnej, wysokość funduszu założycielskiego fundacji rodzinnej, imię i nazwisko, PESEL (a w przypadku braku tego numeru – datę urodzenia) oraz adres do doręczeń każdego z członków organów, czas trwania fundacji rodzinnej, jeżeli jest oznaczony, wzmiankę o złożonym rocznym sprawozdaniu finansowym fundacji rodzinnej i sprawozdaniu z badania rocznego sprawozdania finansowego. Podmiotem wyznaczonym ustawowo do prowadzenia rejestru fundacji będzie Sąd Okręgowy w Piotrkowie Trybunalskim.
Zarówno przewidziana w projektowanych przepisach procedura wpisu do rejestru jak i zakres publikowanych informacji, niewątpliwie przypomina system Krajowego Rejestru Sądowego. Sam ustawodawca w treści uzasadnienia do projektu ustawy wskazuje, że rejestr fundacji jest co do zasady wzorowany na KRS. Wywnioskować można zatem, że będzie to odrębny system a nie część Krajowego Rejestru Sądowego, ostateczny jego kształt będzie można jednak poznać dopiero w momencie rozpoczęcia funkcjonowania fundacji w praktyce.
Kto powinien zgłosić fundację rodzinną do rejestru?
W przypadku fundacji ustanowionej za życia fundatora, to właśnie on będzie podmiotem zobowiązanym do zgłoszenia nowopowstałej fundacji do rejestru fundacji rodzinnych. W sytuacji jednak gdy oświadczenie o ustanowieniu fundacji zawarte zostanie w treści testamentu fundatora, obowiązek złożenia wniosku o wpis podmiotu do rejestru ciążył będzie na zarządzie fundacji. W tym miejscu zaznaczyć należy także przewidziany przez ustawę warunek, iż zgłoszenie takie musi zostać podpisane przez wszystkich członków zarządu.
Oprócz podstawowych danych podlegających wpisowi do rejestru, ustawa przewiduje także obowiązek złożenia wraz z wnioskiem aktu założycielskiego fundacji, jej statutu, oświadczenia fundatora o wniesieniu mienia oraz dowodu ustanowienia przewidzianych przez ustawę obligatoryjnych organów fundacji rodzinnej.
Wniosek o wpis w rejestrze składany będzie na urzędowym formularzu, którego wzory, sposób i miejsca udostępniania, określony zostanie przez Ministra Sprawiedliwości w drodze stosownego rozporządzenia.
Aktualizacja wpisu w rejestrze w przypadku zmiany danych
W kwestii aktualizacji czy też zmiany danych zawartych w rejestrze, ustawa o fundacjach rodzinnych przewiduje generalną zasadę, tożsamą jak w przypadku modyfikacji danych podmiotów podlegających wpisowi do KRS. Mianowicie, zgłoszenie takiego zdarzenia winno zostać dokonane w terminie 7 dni od dnia uzasadniającego dokonanie zmiany.
Beneficjenci rzeczywiści fundacji
Warto zaznaczyć, że oprócz obowiązkowego wpisu fundacji do rejestru, także dane dotyczące beneficjentów rzeczywistych fundacji rodzinnej będą gromadzone w Centralnym Rejestrze Beneficjentów Rzeczywistych.
Pojęcia beneficjentów rzeczywistych podlegających wpisowi do CRBR nie należy mylić z beneficjentami fundacji rodzinnej. Beneficjentem rzeczywistym fundacji będzie osoba fizyczna, która ma bezpośrednią kontrolę nad fundacją oraz posiada uprawnienia do podejmowania decyzji jej dotyczących. Ustalenie osoby beneficjenta podlegającego wpisowi do CRBR uzależnione będzie zatem od wewnętrznych stosunków danej fundacji, jednakże zazwyczaj będą nimi członkowie zarządu fundacji a nie jak mogłaby sugerować nazwa, jej beneficjenci.